Read, set, feedback!!

Het is weer zover… de eindejaar evaluatie gesprekken zijn er! Of misschien heb je ze al gehad? Onlangs werd er mij gezegd: “Ik wacht op een kant en klaar document van mijn baas” en ook “Mijn leidinggevende laat 1 keer per jaar weten wat ik goed en fout heb gedaan en wat de plannen zijn voor volgend jaar.” Zucht, kommer en kwel zegt mijn coach hart… Wel daar vliegen de motivatie en persoonlijke inbreng uit het raam! Ontwikkelingsgesprekken zijn een onderneming door en met inbreng van 2 personen. Laat dat duidelijk zijn.

De tijd dat je een rapportje kreeg met wat opmerkingen van je baas, is voorbij. Bel me even als dit NIET zo is bij jou. Vandaag de dag is het essentieel om je werknemer beter te leren kennen en je baas meer uit zijn kot te halen! En self-report mag ook een boost krijgen. Want alleen dat is de manier om jezelf en je bedrijf te versterken en te laten groeien! Total top-down management is so medieval! Een klassieke beoordeling helpt mensen niet om beter te functioneren, interactie en uitwisseling wel. Het is gebleken dat 25% van de werknemers de organisatie verlaat als gevolg van gebrek aan erkenning. Dus dat percentage kan je naar beneden brengen door het systeem te herzien.

De belangrijke pijlers in een flexibel performance management...

1. Goede communicatie en voorbereiding door beide partijen! Wanneer en waar ga je het gesprek aan? Wat ga je bespreken? Wat zijn je verwachtingen en wat wordt er van jou verwacht?
2. Wees beiden feitelijk en open minded! Geen plek voor ego’s en ik-ben-de-grootste-hier-spelletjes. Dan is het tijd om HR of een moderator erbij te halen.
3. Ontwikkelingsgesprekken hebben plaats tussen 2 personen, niet de hele koffiekamer! Dit is GEEN trainingsmoment voor een stagiaire.
4. Self-assessment is kijken in de spiegel. Vraag feedback aan je collega’s, je klanten en je leidinggevende. Ook vrienden of familie hebben vaak een goed oog op je gedrag tijdens het werk. En vaak zien we sommige blind spots niet echt dus schakel je entourage in. En anderzijds, hoe ga jij als leidinggevende je werknemer ondersteunen en was dit wel een succes de laatste keer?
5. Bekijk je functie omschrijving eens opnieuw en ga na hoe deze geëvolueerd is gedurende het jaar. Zijn er hindernissen geweest en wat waren de verrassende wendingen? Want juist daar schuilen de talenten en competenties. 70% van de bedrijven vindt inderdaad dat er een sterkere link moet zijn tussen performance management en andere talenten.
6. Werknemer, luister en neem actie! Het is jouw eigen verantwoordelijkheid om aan te geven aan je leidinggevende wat je nodig hebt. Hopelijk is het niet nodig om met een vlag op de barricades te gaan staan maar toch. Ga je verder met die cursus time management of wil je netwerken met een andere groep om je doel alsnog te halen? Speak up! Kom zelf met initiatieven en oplossingen. Je kan je werkgever er alleen maar warm voor maken.
7. HR might be your best friend! Als leidinggevende kan je HR steeds betrekken om opties te bekijken en dit kan zeer constructief en verhelderend werken. “Ik zit hiermee vast, wat is jullie ervaring?”
8. Denk ook goed na vooraf waar je de focus gaat leggen. Ga je de zwakke punten iets minder zwak maken of de sterke punten iets sterker? Welke competenties van je werknemer heeft je bedrijf nodig?


Tijdens een positief gesprek staat de medewerker ook open voor het bespreken van mindere prestaties.

‍

Performance management in 3 stappen.....of soms 4

Laten we nu even de performance cyclus zelf onder de loep nemen. Deze bestaat uit 4 verschillende stappen: Planningsgesprek - functioneringsgesprekken (yep, meervoud) - evaluatie gesprek en performance improvement plan (PIP). Deze laatste is inderdaad niet echt populair maar toch belangrijk en nuttig indien goed uitgevoerd.

1. Het planningsgesprek aan de start van een nieuw jaar is het moment waar je je wish list gaat uitwisselen met je baas. Je stelt je doelstellingen op en je persoonlijk ontwikkelingsplan. Good for the firm and excellent for you! Maar beste leidinggevende, je zou ervan versteld staan hoeveel mensen niet op de hoogte zijn van hun jobverwachting. Dus neem de tijd om dit besef na te gaan bij je team. Zoals Simon Sinek met zijn Golden Circle duidelijk aantoont: Iedereen weet wat hij doet, een gedeelte weet hoe hij het doet, maar weinigen weten waarom hij het doet.

2. Functioneringsgesprekken hebben geen vast tijdstip maar alsjeblieft maak er tijd voor en hou ze regelmatig! Als leidinggevende: geef gehoor aan je buikgevoel en plan het in, spring eens binnen en ga eens wandelen (het moet niet altijd zo formeel zijn). Als werknemer: zet je leidinggevende niet op een verhoog. Neem gerust zelf het initiatief om je functioneren te bespreken. Self-report is een must en kan alleen je professioneel karakter laten groeien.

3. Evaluatie gesprekken vinden plaatsen aan het einde van het jaar. Het is DE finale van een lange reis waarin je je resultaten herbekijkt, je goals & objectieven en je POP. Dit is wel een formele meeting en terecht. Hier mogen geen verrassingen naar boven komen. Het - “Say what?” - sorry gesprek mag niet.

4. Afhankelijk van je evaluatie kan er wel nog een PIP, volgen. Het is de laatste optie voor een leidinggevende, dat geef ik toe, maar wel de beste manier om een korte termijn verbeteringsplan op te zetten. En indien goed uitgevoerd leidt het tot succes en nog een betere samenwerking. Dus bekijk het eens langs een andere kant. Maar, let op, als je als werkgever een PIP invoert moet je wel goede redenen hebben om dit te doen en de feiten moeten op tafel gelegd worden.
 Een PIP wordt namelijk niet gebruikt om iemand zijn karakter aan te passen. Daarvoor dient het niet. Het gaat alleen om snel die cijfers aan te passen. Nog een laatste, beide partijen doen er goed aan op hun communicatie letten, gebruik gespreksstructuren, luister naar elkaar en handel nooit vanuit frustratie. Ministerie van defensie, daar doen we niet aan mee. Assertiviteit is goed, maar niet agressiviteit. Er zijn goede technieken waarmee je je frustratie of onbegrip kan communiceren zonder bruggen te verbranden. Rome was ook niet in 1 dag gebouwd dus investeer in onderlinge communicatie. The biggest communication problem is that we do not listen to understand, we listen to reply.

‍